Alles begint met een inkoop landschap 

Als inkoper is het essentieel om te begrijpen in welk inkoop landschap je terechtgekomen bent. Is het duidelijk met welke leveranciers er wordt samengewerkt en welke collega’s zich bezighouden met inkopen, ook buiten je inkoopafdeling? En welke inkoopcategorieën zijn interessant voor je organisatie? 

Vergelijk in deze analyse ook welke collega, welk type inkopen doet. Het komt regelmatig voor dat een marketingmedewerker kantoorartikelen gekocht heeft bij een lokale winkel, omdat deze op kantoor niet meer op voorraad lagen. Tegelijkertijd heeft de backoffice of inkoper al een bestelling geplaatst om de voorraad bij te vullen. Dit soort type inkopen zijn dan onnodig en het is goed om hier inzicht in te krijgen. 

Welk winstpotentieel zit er in je leveranciersbestand?  

In de samenwerking met een leverancier worden er verschillende afspraken gemaakt rondom betalingen, service, prijsstellingen en overige zaken. 

Door in het begin van je dienstverband in deze contracten te duiken, onderzoek je of deze afspraken nog steeds nageleefd worden. Vaak vind je hier al winstpotentieel in. In de samenwerking met meerdere kleine tail spend leveranciers wordt het naleven van afspraken namelijk nog wel eens vergeten. Dit komt voornamelijk omdat de afgesproken details door de grote hoeveelheid leveranciers niet goed meer op het netvlies staan.

Moet je met zoveel leveranciers samenwerken? 

Als organisatie werk je met honderden leveranciers samen. Met de een werk je vaker dan met de ander. En bij de ene leverancier heb je ook betere prijscondities dan bij de andere. 

Veel leveranciers bieden ook dezelfde type producten. Door dit goed in kaart te brengen kun je bepalen of het nodig is om bij al deze leveranciers in te kopen en of dit niet efficiënter kan. Dit maakt inkopen ook duidelijker voor je collega's. 

Inkoopplatformen zorgen voor een enorme reductie van het aantal crediteuren

Nu je inzichtelijk hebt welke leveranciers er gekoppeld zijn aan welke inkoopcategorie is het slim om te zoeken naar een efficiënte werkwijze. Door tail spend inkopen bij slechts een handvol inkoopplatformen in te kopen krijg je meer grip en verlaag je de factuurverwerkingskosten. 

Een inkoopplatform zoals Best Deal heeft de assortimenten van ruim 100 leveranciers in één platform geïmplementeerd. Daardoor kan je in één bestelling producten laten leveren vanuit meerdere leveranciers en krijg je slechts één factuur opgestuurd. Hierdoor krijg je een aanzienlijke verlaging van je factuurverwerkingskosten. 

Het verwerken van één factuur kost tussen de €25 en €4,50, afhankelijk van de manier hoe de factuur verwerkt wordt. Een bonnetje indienen via een declaratie kost meer handelingen en tijd dan wanneer je inkoopt bij een leverancier met een e-facturatieproces.

Versterk je inkoop onderhandelingspositie

Als je een organisatie hebt met meerdere locaties of als je direct samenwerkt met andere organisaties is het mogelijk om gezamenlijk afspraken te maken met een leverancier.

Doordat de volledige inkoopspend in deze samenwerking stijgt is de kans ook groter dat de leverancier gunstigere prijscondities af wil spreken. 

Een alternatieve oplossing is zoeken naar een inkoopplatform dat deze onderhandelingspositie van je overneemt. Sommige platformen kopen namens honderden tot duizenden organisaties in, waardoor de inkoopcondities automatisch al veel gunstiger zijn. Hier profiteer jij als individuele organisatie van door je bij dat platform aan te sluiten. 

Help je collega's, ook als ze geen inkoopfunctie hebben 

Jaarlijks worden er bij iedere organisatie gemiddeld 10-50 nieuwe leveranciers aangemaakt. Dit komt door nieuwe samenwerkingen, maar ook omdat collega’s een inkoop doen op basis van prijs bij een willekeurige webshop. Dit lijkt dan erg voordelig vanuit het perspectief van je collega. Hij/zij is dan alleen niet op de hoogte van het feit dat het aanmaken van een nieuwe crediteur gemiddeld €25,- kost. 

Geef alle collega’s in je organisatie daarom een duidelijk overzicht van alle bestaande samenwerkingen en waar bepaalde type inkopen gedaan mogen worden. Door dit duidelijk te communiceren verlaag je de kans dat er onnodige nieuwe crediteuren aangemaakt worden. 

Liever een paar grote bestellingen dan veel kleine

Naast bekendheid in je organisatie is het belangrijk om samen te werken als het gaat om inkopen. Het doen van meerdere kleinere bestellingen kost je organisatie veel indirecte factuurverwerkingskosten en is ook slechter voor het milieu. 

Je collega is hier niet direct bekend mee. Een baliemedewerker houdt zich niet bezig met overige inkooptrajecten wanneer hij/zij een losse bestelling plaatst. Maak daarom gebruik van bestellijsten die leveranciers voor je kunnen faciliteren of stel een vast aanspreekpunt aan als je een klein product nodig hebt. 

Deze coördinator kan alle verzoeken in een week samenvoegen en één grote bestelling plaatsen. Dit zorgt voor meer samenhang en gerichtere inkopen. 

Ieder bonnetje kost je €25,-. Is dit nodig? 

Een voorbeeld van een handmatige inkoop is wanneer een collega naar de Blokker rijdt om hier een product te kopen voor de organisatie.  Je collega neemt de tijd naar de Blokker toe te rijden, het product uit te zoeken en te betalen via een eigen rekening. Het bonnetje wordt door je collega gedeclareerd, waarna de manager moet beoordelen of de declaratie correct is. Hierna komt de declaratie bij je financiële collega's terecht. Zij moeten de inkoop koppelen aan de juiste grootboekrekening en een uitbetaling coördineren om het voorgeschoten bedrag terug te storten. 

Kortom, een handmatige declaratie kost verschillende collega's veel tijd en daardoor zijn de factuurverwerkingskosten per ingediend bonnetje ook €25,-. 

Werk daarom zoveel mogelijk met leveranciers waarbij je op rekening kunt kopen. Het verwerken van deze facturen kost per factuur slechts €5,50. 

E-procurement zorgt voor een nog grotere factuurverwerkingsbesparing

E-procurement is een software die inkoopprocessen automatiseert en stroomlijnt. Hiermee verklein je de kans dat er een handmatige declaratie wordt toegepast en bepaal je als organisatie met welke leveranciers samengewerkt mag worden. Vaak kun je dit ook indelen in verschillende categorieën zodat het voor je collega nog makkelijker is om een juiste leverancier te kiezen. 

Het verwerken van een pdf-factuur kost gemiddeld  €5,50 en een volledig geautomatiseerde e-factuur, via bijvoorbeeld Peppol, kost slechts €4,50 per te verwerken factuur. Zoek tail spend leveranciers die deze koppelingen kunnen leggen om toekomstige administratieve rompslomp te voorkomen. 

Verplicht je leveranciers om professionele rapportages op te leveren

Een professionele leverancier geeft je inzicht in wie, wat, wanneer, voor welk bedrag en op welke CPV-code ingekocht is. Deze kengetallen geven je grip en inzicht in wat er in je organisatie ingekocht wordt. 

Om een leverancier goed te beoordelen wil je inzicht hebben over: de leverancier zelf, de totale spend, periode specifieke spend, inkoopcategorie gerelateerde spend, gemaakte besparingen, duurzaamheidscijfers en aankomende plannen en initiatieven vanuit de leverancier. 

Deze data geeft je als inkoper vertrouwen, maakt besparingen inzichtelijk en het geeft duidelijkheid welke collega met welke taken bezig is. Hierdoor kun je gericht sturen op efficiënt en voordelig inkopen.