Wat is contractmanagement?

In het kort: 

- Contractmanagement is een methodiek om afspraken met leveranciers duidelijk en helder te maken en om actief op te sturen;

- De doelstellingen van contractmanagement zijn gevarieerd, zoals de prestaties en tevredenheid van de diensten;

- Ook zijn er kansen en risico's met betreft contractmanagement. Door goed contractmanagement te hebben heb je inzicht, kostenbesparing en is de kwaliteit van de geleverde beter. De risico's die er kunnen spelen zijn schade of misgelopen korting. 

Als een organisatie groeit stijgt ook het aantal contracten dat met leveranciers en partners wordt getekend. Als je goed overzicht houdt op de getekende contracten raak je als organisatie snel het overzicht kwijt. Maar waarom is contractmanagement zo belangrijk in dit proces? Wat zijn de kansen en de risico's als het managen van contracten niet vlot verloopt? Welke versies van contractmanagement zijn er? 

Wat houdt contractmanagement in?

Contractmanagement is het toezicht houden en het naleven van de vastgestelde afspraken in een contract. Er wordt gekeken naar zowel de prestaties van de leverancier als de eigen organisatie. Het meten van de prestaties (gemaakte afspraken) is het managen van een contract. Ook is het bijsturen van de prestaties belangrijk. 

Wat zijn doelstellingen van contractmanagement? 

Het resultaat waar een organisatie naar streeft met betreft het contractmanagement zijn: 

 ·        Prestaties van leveranciers controleren en verbeteren (zoals kwaliteit, tijd en kosten);

 ·        Tevredenheid over de geleverde dienst of het geleverde product te verhogen; 

 ·        Ondersteuning bieden aan strategische en tactische besluitvorming over inkoop; 

 ·        Risico’s controleren die ontstaan uit de contracten die een organisatie aangaat met leveranciers; 

 ·        De effectiviteit en (kosten) efficiëntie van het inkoopproces verbeteren.

Wat zijn kansen rondom contractmanagement? 

De kansen voor een goed contractmanagement zijn: 

 ·        Betere kwaliteit van het geleverde product/dienst; 

 ·        Kostenreductie; 

 ·        Gestroomlijnde processen en procedures; 

 ·        Transparantie van de contracten; 

 ·        Inzicht in uitgaven, minder inkoop buiten contracten om, beperking van meerwerk en daardoor minder risico’s              op financieel en logistiek gebied; 

 ·        Ondersteuning bieden aan strategische en tactische besluitvorming over inkoop; 

 ·        Beheersen van prestaties van leveranciers; 

 ·        Inzicht geven in de mate waarin leveranciers voldoen aan de in contracten afgesproken voorwaarden; 

 ·        Blijvende aansluiting bij de strategische doelstellingen van de organisatie vinden; 

 ·        Voor een goed functionerende inkoopfunctie is inzicht in de inkoopuitgaven en voorwaarden cruciaal; 

 ·        Inzicht in de waardebepaling, de looptijd en de wenselijkheid van vervolgopdrachten.

Wat zijn de risico’s bij geen contractmanagement? 

Natuurlijk zijn er ook risico’s als je contractmanagement niet vlot verloopt namelijk: 

·         Het mislopen van extra kortingen; 

 ·        Niet/gebrekkige levering van producten/diensten;

 ·        Dubbele betalingen, zonder dat je het weet; 

 ·        (Transport) schade, zonder dekking; 

 ·        Meerwerk (zijn werkzaamheden die buiten de overeengekomen diensten vallen. Het moet apart worden betaald ook wordt het achteraf in rekening gebracht.)

 ·        Minderwerk (werk dat wel begroot is, maar na ondertekenen van de offerte komt het te vervallen)

 ·        Wijzigingen van de opdracht; 

 ·        Meer schadeclaims; 

 ·        Bezwaar van diegene die betrokken zijn;

 ·        Sterk opgelopen of verminderde rentelasten; 

 ·        Geen inzicht op wisselkoerseffecten. 

Het transparant en beheerst omgaan met deze risico's en andere risico’s wordt risicomanagement genoemd.

Som methodiek – UVW  

Bij deze methode worden er per contract intern getoetst hoe intensief contractmanagement gewenst is. De uitkomst van deze toets is belangrijk voor de hele organisatie en niet alleen voor het contract- en leveranciersmanagement. Het geeft inzicht in de leveranciersrelatie, de meest passende mate van samenwerking en juiste inzet van medewerkers. Op basis van de uitkomsten kun je aansturen op gedragsverandering en de verwachtingen managen van zowel leveranciers als medewerkers van je organisatie.  

Dit is dus de informatie wat contractmanagement nou precies is en wat het inhoudt. Het is dus belangrijk om toezicht te kunnen houden op de afspraken in een contract. Die moeten natuurlijk worden nageleefd namelijk. Dat geldt zowel voor de prestaties van de leverancier en van de eigen organisatie.